Por lo general, en las empresas hay tantas transacciones a diario, que pueden generar picos de trabajo en el área contable, exigiendo orden y control continuo. Por ello, llevar un buen registro contable de cada transacción o movimiento económico que se realizan dentro de la organización, es fundamental. Este orden ayuda a obtener una información confiable para la toma óptima de decisiones.

Además, las empresas deben llevar registros contables, tal como lo establecen los entes reguladores como el SRI y la Superintendencia de Compañías. Por lo tanto, te explicaremos todo lo que debes conocer sobre la importancia de llevar al día y en orden la contabilidad de tu empresa. 

¿Qué son los registros contables?

Los registros contables son aquellos documentos o archivos en los que se registra la información económica y financiera de la empresa durante un tiempo determinado. Estos registros son archivados y documentados dentro de un sistema contable, teniendo en cuenta que son la base para los estados financieros. Los soportes y sustentos como facturas y demás comprobantes de venta deben mantenerse en archivos y almacenados hasta 7 años según la normativa vigente. Aunque cada empresa puede decidir si desea guardar estos respaldos por más tiempo para fines de control interno.

¿Qué registros llevar?

En función de la empresa y sus requerimientos pueden llevar distintos registros. A continuación se presentan algunos ejemplos de los tipos básicos contables:

• Transacciones en efectivo: dinero que la empresa recibe y desembolsa cada día y el monto total de dinero en caja.
• Detalles de los deudores: Muestra el valor que el cliente debe a la empresa.
• Ventas: Es el registro de todas las ventas diarias, mensuales y anuales.
• Costos: Este registro refleja cuánto dinero se da a un consumo de factores de producción dentro de la realización del bien o servicio que ofrezca la empresa.
• Transacciones bancarias: Este registro demuestra los valores depositados y retirados de cada día y el total de la cuenta bancaria de su empresa en un momento dado.
• Salarios: Este es un registro mensual que refleja cuánto paga la empresa a su personal.
• Préstamos: Es el registro que indica todas las obligaciones que se tenga con las instituciones bancarias.
• Inventarios: Muestra el valor de las existencias que tiene la empresa, este registro es importante llevar si la empresa almacena grandes cantidades de materias primas para la producción o productos terminados para la venta.
• Impuesto por pagar: En este caso todos los registros de compra, venta, retenciones de las mismas, ayudarán a obtener los valores de los impuestos que la empresa está obligada a pagar al Servicio de Rentas Internas. Por ejemplo, las declaraciones de IVA que se realizan de forma mensual, pero si la empresa está bajo el catastro de RIMPE, se realizan semestralmente, y en el caso del Impuesto a la Renta  se realiza de forma anual.

¿Qué datos debe incluir un registro contable?

Para poder identificar y clasificar de manera correcta cada una de las transacciones en el registro contable es muy importante que contengan esta información:

• Fecha de la transacción.
• Cuenta contable relacionada a la transacción.
• Descripción de la operación realizada.
• Valor monetario de la transacción.

Importancia de la gestión de los registros contables para tu empresa

Llevar los registros contables significa registrar toda la información que es importante en su empresa, con el fin de tener información sobre los siguientes aspectos:

• ¿Cuánto dinero percibe la empresa? 
• ¿Cuál es el monto que desembolsa en los gastos de la empresa? 
• ¿Cantidad vendida a crédito? 
• ¿Cuál es el valor que se les debe a terceros? 
• Valor en equipos adquiridos por su empresa. 
• Dinero invertido en la empresa.
• Los acuerdos entre su empresa y sus proveedores o clientes.

Además, un registro contable ordenado y preciso ayuda a percibir el estado de su empresa de forma oportuna, para identificar y resolver problemas. Por ejemplo:

• Si a la empresa le está yendo bien, revisar los registros contables para identificar la razón detrás de este crecimiento es clave para futuras acciones. 
• Si a la empresa no le está yendo bien, revisar los registros contables para identificar el problema y luego poder plantear las soluciones.

Beneficios de una óptima gestión contable

Ya conocemos algunos beneficios de llevar registros contables que puede aportar a su negocio, sin embargo, es importante mencionar los principales beneficios que pueden otorgar los registros contables para su empresa al mantenerlos en buen control y al día.

• Examinar las entradas y salidas de efectivo y rastrear los gastos deducibles.

Estos registros pueden ayudar a identificar todos los ingresos y cada uno de los gastos que se han realizado en tu empresa. Este control es útil por que otorga la base para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo. Además se evalúan las necesidades de la empresa y también identificar cuáles son los gastos fijos o en que se llegó a gastar más.

• Verificar regularmente cómo va la rentabilidad de tu empresa.

Cada registro que se realiza es fundamental para que se pueda visualizar el crecimiento de la empresa ya que el correcto análisis de estos registros ayuda a que se puedan detectar anomalías en las que se tiene que trabajar para su mejora y así lograr alcanzar los objetivos establecidos.

• Soporte de todos los movimientos financieros y así demostrar a terceros como le está yendo a tu empresa.

La información registrada es para uso tanto de la empresa como para terceros, en algún momento se tenga que rendir cuentas con socios, clientes, proveedores, empleados, SRI, o incluso bancos si se llega a solicitar un crédito, de ahí la importancia de mantener todo claro, y propiamente registrado y actualizado de manera regular, con el objetivo de que sea fácil de acceso y entendimiento para casos de que la empresa requiera de una auditoría.

• Ayuda a tomar decisiones para el futuro de la empresa.

Todos estos registros son fundamentales para lograr una sólida estructura financiera en toda empresa, por lo tanto, la revisión de los estados financieros ya sea mensual, trimestral o semestral, ayudará a tener una visión clara de las finanzas de la entidad.

Finalidad de los registros contables

La finalidad de los registros contables es obtener un reflejo de los hechos económicos en documentos y respaldos dentro de la compañía. La información generada a partir de esta gestión,  se denomina la base para la elaboración de los informes contables y financieros.  Al concluir con este proceso se consigue data real que permite a la compañía ser ágil y estratégica en sus decisiones para alcanzar los beneficios esperados, dar seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos organizacionales, y adoptar medidas ya sean para nuevos proyectos de financiamiento o inversión. 

Ejemplo de cómo es el funcionamiento de los registros contables

Una empresa dentro de sus recursos cuenta con el efectivo necesario para el reabastecimiento de los productos que comercializa en su negocio, al momento que realiza la compra de dichos productos el efectivo que disponía es cambiado por inventario con la finalidad de ser vendido. En este escenario la empresa sigue manteniendo el mismo valor monetario dentro de sus recursos, pero en esencia es diferente ya que deja de tener el dinero disponible, a cambio de un inventario de una misma valoración, por lo que se deben efectuar los registros contables de ese pase de efectivo a inventario de productos. En estas transacciones se pueden estar involucradas más sucesos tales como son las retenciones de impuestos, el Impuesto al Valor Agregado e incluso pueden reflejarse descuentos. 

Y es así como de esta forma cada suceso económico que ocurra dentro de cada empresa debe quedar con su respectiva constancia dentro de los sistemas contables. Al tener un respaldo completo de todos los hechos ocurridos en la empresa se obtiene como resultado final saldos razonables en nuestros reportes financieros usados acorde y en beneficios de la misma empresa.

Conclusión 

Como hemos mencionado los registros contables son un proceso indispensable y una base de los hechos ocurridos dentro de una organización. Puesto que un registro confiable no solo permitirá conocer el comportamiento de la organización, sino también el valor al que asciende la empresa. En casos de ventas, asociaciones, oportunidades de crédito o financiamiento, la información de los estados financieros es el factor decisivo para calificarla como buena inversión.

El registro contable es una fuente de información útil para el proceso contable y la elaboración de reportes administrativos para la gestión y labores operativas. La clave para un buen negocio se basa en las decisiones tomadas en base a la información analizada y extraída de los registros contables, por lo que es importante que se encuentren en sus debidos registros todos los sucesos económicos ocurridos.